设置访客自助申请

访客自助申请是一种开放的、面向所有外部人员的来访日程创建方式，区别于内部员工创建的具有针对性的来访日程。访客自助申请允许所有有意向的外部人员提交企业来访申请，但只会为审批通过的来访申请创建来访日程，从而帮助企业筛选出有价值和有必要的来访。

本文介绍如何设置访客自助申请的方式、来访申请的审批人员、及访客消息通知。

访客自助申请流程

我们提供以下图例帮助你更好地理解访客自助申请的流程。

步骤一、设置访客自助申请方式

Yeastar 智慧办公支持以下两种访客自助申请方式：

访客屏二维码

将访客屏添加至系统后，访客屏将自动展示注册二维码，访客可扫描此二维码进入自助申请来访页面。

访客屏二维码适用于已到达公司，需现场提交来访申请的访客。

如需使用访客屏二维码，参见 添加访客屏。

来访申请链接

Yeastar 智慧办公提供来访申请链接，你可将此链接发布在企业官网、公众号等官方宣发信息上，访客点击来访申请链接后会自动跳转至自助申请来访页面。

来访申请链接适用于访客提前申请。

如需使用来访申请链接，执行以下操作：

1. 登录 Yeastar 智慧办公 管理后台，进入 访客 > 来访记录。
2. 点击 来访申请链接，然后点击 复制链接。
   

3. 将该链接发布至企业官网、公众号等官方宣发信息上。

   重要提示

   访客提交自助来访申请时，需要填写接待人的信息，且只有当所填写的接待人的 姓名 或 联系方式（电话或邮箱地址）与企业系统中的用户信息匹配时才能成功提交申请。
   
   为保证访客能够成功提交自助来访申请，建议在发布来访申请链接时，附上用于联络的员工姓名及联系方式，如下图所示：
   

步骤二、设置审批人员

当访客成功提交来访申请后，系统会向审批人员发送通知，提醒其处理该来访申请（同意或拒绝）。系统支持以下用户对来访申请进行审批。

接待人

来访申请中填写的 接待人 即默认的审批人员，无需额外设置。

前台人员

如需设置前台人员为审批人员，执行以下操作：

1. 登录 Yeastar 智慧办公 管理后台，进入 来访 > 来访设置 > 前台设置。
2. 在 允许前台审批 下拉列表，选择 启用。
3. 点击 保存。

步骤三、设置访客消息通知

当审批人员同意或拒绝来访申请后，系统会根据审批结果向访客发送对应的通知。若申请通过则发送来访邀请函，若申请拒绝则发送来访被拒通知。

Yeasatr 智慧办公支持以下两种方式向访客发送通知。

邮件通知

系统默认使用邮件向访客发送来访申请结果通知，无需额外设置。

短信通知

如需使用短信向访客发送来访申请结果通知，参见 自定义来访通知短信。

相关信息

• 邀请访客（内部员工创建的来访日程）