Yeastar 智慧平台预约会议室
本文描述如何通过 Yeastar 智慧平台预约会议室。
Tip
Yeastar 智慧办公 可以帮助你在预约会议室时避免参与者会议冲突。更多信息,参见 避免参与者会议冲突。
背景信息
Yeastar 智慧办公 提供两种预约会议室的方式:
方式 | 说明 |
---|---|
楼层地图 | 地图将一个楼层的所有会议室资源都直观地展现在楼层地图上,你可以通过地图快速定位并预约特定的会议室资源。 更多信息,参见 使用楼层地图预约工位。 |
会议室列表 | 会议室列表呈现了所有会议室的可用时间段,你可以通过会议室列表快速地寻找到符合自己时间需求的会议室。 更多信息,参见 使用会议室列表预约工位。 |
地图预约会议室
- 登录 Yeastar 智慧平台,点击顶部导航栏的 地图。
- 通过日期、地点、可容纳人数、配套设施和占用情况筛选符合你需求的会议室。
- 点击一间会议室的图标,跳出的弹窗内展示了会议室信息和推荐的预约时间段。
-
选择一个推荐的时间段,并完成以下配置以完成会议室预约:
-
主题:输入会议主题。
-
时间:选择会议开始和结束的日期和时间。
-
内部参与者:点击 按钮,选择参与会议的内部人员。
-
外部参与者:如需邀请外部人员参与会议,在此处输入外部与会者的邮箱,用 Enter 键分隔多个邮箱。
-
同步到 xx 日程:该选项只有在对接 企业微信 及 钉钉 后才会出现。
选择是否要将次会议日程同步至第三方平台日程。
-
-
可选:如需要设置会议通、周期会议、会议服务, 点击更多选项。
(会议通知)
点击下拉菜单,并选择会前提醒时间或禁用此功能。
(周期会议)
点击下拉菜单,并选择或自定义会议循环频率。
(会议服务)
如果你有特定的会议需求,启用该功能并完成以下配置
- 服务类型:点击下拉列表选择你所需要的会议服务类型。
- 联系人:点击下拉列表,选择需要通知该会议服务的联系人。
- 发送服务通知时间:选择何时要向选中的联系人发送通知消息。
- 备注:可选。填写你所需的会议服务的具体描述。
DING 消息通知
此选项仅在使用 钉钉 预约会议室时出现。选择是否使用 DING 消息通知内部与会者。
-
点击 保存 (如是审批会议室,则点击 申请)。
会议室列表预约会议室
- 登录 Yeastar 智慧平台,点击顶部导航栏的 会议室。
- 在顶部导航栏,通过日期、地点、可容纳人数、配套设施和占用情况筛选符合你需求的会议室。
- 在会议预约日程网格中点击一个空闲的时间段。
-
填写会议日程的基础信息:
-
主题:输入会议主题。
-
时间:选择会议开始和结束的日期和时间。
-
内部参与者:点击 按钮,选择参与会议的内部人员。
-
外部参与者:如需邀请外部人员参与会议,在此处输入外部与会者的邮箱,用 Enter 键分隔多个邮箱。
-
同步到 xx 日程:该选项只有在对接 企业微信 及 钉钉 后才会出现。
选择是否要将次会议日程同步至第三方平台日程。
-
-
可选:如需要设置会议通、周期会议、会议服务, 点击更多选项。
(会议通知)
点击下拉菜单,并选择会前提醒时间或禁用此功能。
(周期会议)
点击下拉菜单,并选择或自定义会议循环频率。
(会议服务)
如果你有特定的会议需求,启用该功能并完成以下配置
- 服务类型:点击下拉列表选择你所需要的会议服务类型。
- 联系人:点击下拉列表,选择需要通知该会议服务的联系人。
- 发送服务通知时间:选择何时要向选中的联系人发送通知消息。
- 备注:可选。填写你所需的会议服务的具体描述。
DING 消息通知
此选项仅在使用 钉钉 预约会议室时出现。选择是否使用 DING 消息通知内部与会者。
-
点击 保存 (如是审批会议室,则点击 申请)。
执行结果
- 常规会议室: 你已经成功预约了一间会议室。
- 审批会议室:你已提交了预约申请,当你的申请被批准或拒绝的时候,你将会收到相关的通知消息。
- 如果你启用了会议服务,则选中的联系人会在你指定的时间内收到相关通知。
- 如果你预约的会议室带有 图标,则你的会议室预约将会被同步到 Outlook 日历。
注意
由于微软的默认设置,所有同步到 Outlook 的预约都将显示在被预约的会议室的日程当中,而非你的个人日程。
你需要勾选被预约的会议室的日程以查看同步过去的预约。
仅选择个人日程 | 选择个人日程及会议室日程 |
创建日期: 2022-01-13
Author: Cody