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避免参与者会议冲突

当你预约多人会议时,很难保证每一位参与者都是空闲的,如果有参与者的会议与当前预约的会议时间冲突,则需要耗费时间和精力进行协调。

为了避免参与者会议冲突,星纵智能智慧办公 提供会议冲突提醒功能以帮助会议组织者明确当前会议时间是否与参会人员的现有会议日程冲突,并支持组织者查看所有参与者的会议日程(不包括会议详情,只显示有预约会议的时间段),从而帮助组织者快速调整会议时间。

步骤一、查看会议冲突提醒

当你通过星纵智能智慧平台预约会议时,在添加完参会人员之后,你便可以通过 参与者 栏下方的会议冲突提醒来判断当前的会议时间是否与参与者已有的会议日程发生冲突。

  • 当不存在参与者会议冲突时,会议冲突提醒显示 所有人都有空。此时你可以点击保存,完成会议的预约。
  • 当存在参与者会议冲突时,会议冲突提醒会显示有会议冲突的参与者的总数,用户姓名旁的 表示该参与者在你预约的时段已安排了另一场会议。

步骤二、查看会议冲突详情

  1. 点击 查看参会者会议日程
  2. 在页面中,查看会议详情以及所有参会人员的会议日程安排,以了解会议冲突详情:

    • 左侧为会议详情,展示会议详细信息。如果是周期会议,会展示有冲突会议的总数。
    • 右侧为参会人员会议日程,日程上的灰色方块表示该时间段已安排了一次会议。
    • 右侧橙色的时间框表示目前会议时间中存在参与者会议冲突。

步骤三、调整会议时间

  1. 在左侧的 参与者 栏中,根据需求调整会议冲突判断标准。

    • 置顶:将需要优先考虑的参与者进行置顶,其会议日程也会优先展示在最前列。
    • 隐藏:隐藏特定参与者的会议日程,使其不作为会议冲突的判定标准。
    • 删除:删除特定参与者,删除完成之后该成员及其会议日程都将不会在此页面展示。
  2. 通过以下任意一种方式调整会议时间:

    • 在左侧的会议详情中,修改会议举行的日期、开始时间和结束时间。
    • 在右侧的会议日程中,拖拽时间框到空闲的时间段内。

    当右侧的时间框变为绿色时,表明当前会议时间内,所有参与者都是空闲的。

  3. 点击 保存,完成会议预约。


最后更新: 2022-05-07

Author: Cody